Wichtig! Sie müssen ALLE Produkte und ALLE Ärztebesucher in docbox erfasen
Einmalige Vorarbeiten #
1. Produkte in docbox mit fünfstelligem Swissmedic Zulassungscode erfassen
- Erfassen Sie unter Verwaltung/Termine und dann Produkte alle Produkte Ihrer Firma mit dem jeweiligen fünfstelligen Zulassungscode von Swissmedic
- Haben Sie im Rahmen der Benützung der Ärztebesucherplanung schon Produkte erfasst, müssen Sie diese löschen und nochmals mit dem fünfstelligen Swissmedic Zulassungscode erfassen
2. Produkte wieder den Ärztebesuchern der Ärztebesucherplanung zuordnen
- Nachdem Sie alle Produkte erfasst haben, müssen Sie Ihren Ärztebesuchern der Ärztebesucherplanung die Produkte wieder zuordnen:
- Klicken Sie Verwaltung/Termine und dann auf Produktzuweisung. Wählen Sie im blauen Balken den jeweiligen Ärztebesucher und klicken Sie auf den Schieber beim jeweiligen Produkt, für die der gewählte Besucher zuständig ist.
3. Indikationen der Produkte zuweisen
- Weisen Sie den Produkten eine Indikation zu, indem Sie auf Verwaltung / Termine und dann Indikationen klicken.
- Wählen Sie ein Produkt aus und wählen Sie die Indikation
4 . Mitarbeiter erfassen, die die Ärztebesucherplanung nicht benützen, sondern nur in docbox in Compendium erscheinen
- Erfassen Sie einen Mitarbeiter neu, indem Sie auf Sekretariat und dann Mitarbeiter klicken.
- Dann auf „suchen“ klicken, einen bestehenden Mitarbeiter aus der Liste auswählen und unten auf „neu“ klicken.
- Füllen Sie die benötigten Daten aus, klicken Sie auf „speichern“ und dann auf „Login erzeugen“
- Wählen Sie bei der Rolle „UserCompendium“. Falls Sie diese Auswahl nicht haben, wenden Sie sich an den Visionary Support unter [email protected]
- Klicken Sie auf „Login erzeugen“ und auf dem nächsten Schirm auf „Passwortbrief drucken“ um in den Besitz der Login Daten zu gelangen.
- Gehen Sie und auf „Sekretariat“ und klicken Sie auf Mitarbeiter, wählen Sie den Mitarbeiter und dann „bearbeiten“.
- Ordnen Sie dem Mitarbeiter die IHA Blöcke zu, für die er/sie zuständig ist
Sie können den Mitarbeitern die Rollen „User“ zuordnen (benützt die Ärztebesucherplanung und erscheint in docbox in Compendium“), die Rolle „UserCompendium“ (erscheint nur in Compendium“) oder „ABP“ (benützt nur die Ärztebesucherplanung).
Falls Sie die Rolle „UserCompendium“ oder „ABP“ nicht wählen können, wenden Sie sich an den Visionary Support unter [email protected]
Sie können die Rolle eines Mitarbeiters auch nachträglich ändern, indem Sie auf Sekretariat/Mitarbeiter klicken und dann „Login“ wählen, nach dem Mitarbeiter suchen und dann oben im Menue „verwalten“ klicken. Bearbeiten klicken und die Rolle wählen und mit „speichern“ abschliessen
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Allgemeine Konfigurationen #
Es gibt einen neuen Docbox-Menüpunkt ‚Compendium‘, der nur für Pharmamanager verfügbar ist.
Die Definition der Dienstleistungen folgt einem zweistufigen Ansatz
- Definitionen, die für alle Produkte gelten (Unternehmensebene)
- Definitionen, die für ein bestimmtes Produkt gelten (Produktebene)
Im Untermenü ‚Einstellungen‘ können die Dienste auf Unternehmensebene aktiviert werden. Wenn ein Unternehmen einen Dienst nicht nutzen möchte, muss er hier nicht aktiviert werden.
Für den Dienst „Allgemeine Anfrage“ muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Sie wird verwendet, um die Fragen des Arztes an das Pharmaunternehmen zu senden. Beachten Sie, dass es für diesen Dienst nur eine E-Mail-Adresse auf Unternehmensebene gibt. Es ist nicht möglich, verschiedene E-Mail-Adressen auf Produktebene zu definieren.
Bei Aktivierung des Dienstes öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit der Aufforderung, eine E-Mail-Adresse anzugeben.
Für die Dienste „Besuch wird gewünscht“ und „In der Praxis anrufen“ muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Diese wird dann als Standard verwendet.
Bei Aktivierung der Dienste „Besuch erwünscht“ und „In der Praxis anrufen“ öffnet sich ein Pop-up-Fenster zur Angabe der E-Mail-Adresse
Die Dienste „pdf“ und „Weblinks“ können ohne weitere Informationen aktiviert werden. Die Informationen müssen auf Produktebene angegeben werden.
Konfiguration auf Produktebene #
Der Pharmamanager kann für jedes Produkt festlegen, welche Leistungen erbracht werden sollen. Die Produktliste ist eine Kopie der Produktliste in „Verwaltung/Termine – Produkte“. Wenn Sie ein neues Produkt hinzufügen oder ein bestehendes Produkt entfernen möchten, muss es in „Verwaltung/Termine – Produkte“ aktualisiert werden. Beim Öffnen von ‚Kompendium – Dienstleistungen pro Produkt‘ sehen Sie die aktualisierte Liste. Nur Dienstleistungen, die auf Unternehmensebene aktiviert wurden, werden in der Ansicht auf Produktebene angezeigt.
Beispiel einer Ansicht auf Produktebene, bei der alle Dienste auf Unternehmensebene aktiviert wurden.
Die Dienste „Allgemeine Anfrage“, „Besuch erwünscht“ und „In der Praxis anrufen“ können ohne weitere Angaben aktiviert werden.
Für den Dienst „PDF“ muss mindestens ein PDF-Dokument hochgeladen werden. Es ist möglich, ein Dokument in jeder Sprache hochzuladen. Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 5 MB.
Sobald das PDF-Dokument hochgeladen ist, kann es durch Herunterladen angezeigt werden
Für den Dienst „Weblinks“ können Sie so viele Links wie Sie möchten definieren. Für jeden Link wird die Sprache ausgewählt und ein kurzer Titel und die URL angegeben.
Pop up um die geünschten Weblinks zu hinterlegen
So sieht das Produkt in compendium aus #
Vorgehensweise Arzt #
Bei Aktivierung des Dienstes öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit der Aufforderung, eine E-Mail-Adresse anzugeben.Der Arzt wählt das entsprechende Medikament aus, zu dem er nähere Informationen möchte. Danach wird das docbox-Logo (mit dem roten Pfeil gekennzeichnet auf dem Printscreen unten) angeklickt und man wird direkt zu «docbox in compendium» weitergeführt.
Der Arzt wählt das entsprechende Medikament aus, zu dem er nähere Informationen möchte. Dann klickt er auf den Link „Fragen zum Produkt ?“ (1) und anschließend auf den Link „Sie sind Arzt/Ärztin und haben Fragen zun Produkt?“ (2) im Pop-up-Fenster (auf den Druckbildschirmen unten mit den roten Kästchen gekennzeichnet) und Sie werden direkt zur «docbox in compendium» weitergeführt.
Die Weiterführung auf die entsprechende Seite mit den von der Pharmafirma angebotenen Dienstleistungen wird angezeigt. Bei dem entsprechenden Pharmareferenten muss ein Bild hochgeladen werden, damit es dann entsprechend beim Produkt angezeigt werden kann. Hier verwenden wir ein allgemeines Bild für Pharmareferenten.
docbox in compendium wird in Deutsch und Französisch unterstützt. Die verwendete Sprache wird über die Browser-Einstellung ermittelt. Wenn ein PDF und/oder ein Weblink nur in einer Sprache für ein bestimmtes Produkt verfügbar ist, wird der Dienst nicht angezeigt, wenn die andere Sprache zur Anzeige verwendet wird.
Wählt der Benutzer einen der Dienste aus, wird er aufgefordert, sich entweder mit den Docbox-Zugangsdaten oder über die HIN anzumelden. Während des Anmeldevorgangs wird überprüft, ob der Benutzer ein berechtigter Arzt ist. Nicht berechtigte Benutzer sehen eine entsprechende Meldung und können nicht fortfahren.
Nach dem Login wird der Name des für das Produkt und die Region zuständigen Pharmareferenten angezeigt und, falls vorhanden, das Bild.
Services #
Folgende Services warden angeboten und stehen zur Auswahl zur Verfügung:
- Allgemeine Anfrage
- Besuch
- Anruf
- Hochladen von PDFs
- Anzeige von Weblinks
Allgemeine Anfrage #
Dieser Dienst gibt dem Arzt die Möglichkeit, Fragen zu dem Produkt an das Pharmaunternehmen direkt zu richten.
Das Pharmaunternehmen erhält eine E-Mail mit
- Der Frage des Arztes
- Kontaktinformationen des Arztes
Die E-Mail wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die das Pharmaunternehmen für den Dienst „Allgemeine Anfrage“ definiert hat. Der Arzt erhält eine E-Mail mit einer Kopie der Frage.
Besuch in der Praxis #
Dieser Service gibt dem Arzt die Möglichkeit, den Pharmareferenten um einen Besuch in der Praxis zu bitten. Der Pharmareferent erhält eine E-Mail mit der Adresse des Arztes.
Die E-Mail wird gesendet an
- die für den Pharmareferenten in docbox gespeicherte E-Mail-Adresse
- die vom Pharmaunternehmen festgelegte Standard-E-Mail-Adresse für den Dienst „Praxis anrufen für Termin“.
Der Pharmareferent erhält ausserdem eine Textnachricht an die im docbox-Konto des Pharmareferenten gespeicherte Handynummer. Wenn für ein Produkt und eine Region kein Pharmareferent definiert ist, wird die E-Mail trotzdem an die Standard-E-Mail-Adresse gesendet. Wurde vom Arzt eine Adresse angegeben, wird eine separate E-Mail an den MPA gesendet. Diese Mail dient dazu, die MPA über die Anfrage des Arztes zu informieren.
Rückruf in die Praxis #
Dieser Service gibt dem Arzt die Möglichkeit, den für das Produkt und die Region zuständigen Pharmareferenten zu bitten, die Praxis anzurufen.
Der Pharmareferent erhält eine E-Mail mit der Adresse des Arztes.
Die E-Mail wird gesendet an
- die für den Pharmareferenten in docbox hinterlegte E-Mail-Adresse
- die vom Pharmaunternehmen festgelegte Standard-E-Mail-Adresse für den Dienst „Ruf mich in der Praxis an“.
Der Pharmareferent erhält ausserdem eine Textnachricht an die im docbox-Konto des Pharmareferenten gespeicherte Handynummer. Wenn für ein Produkt und eine Region kein Pharmareferent definiert ist, wird die E-Mail trotzdem an die Standard-E-Mail-Adresse gesendet. Wurde vom Arzt eine Adresse angegeben, wird eine separate E-Mail an den MPA gesendet. Diese Mail dient dazu, den MPA über die Anfrage des Arztes zu informieren.
PDF herunterladen #
Dieser Dienst ermöglicht es dem Arzt, ein vom Pharmaunternehmen hochgeladenes PDF-Dokument für dieses Produkt anzusehen, herunterzuladen und auszudrucken. Das Dokument wird geöffnet, sobald der Benutzer den Dienst auswählt. Es wird im PDF-Viewer und mit den PDF-Optionen des jeweiligen Browsers geöffnet.
Web links #
Dieser Dienst führt den Arzt zu einer vom Pharmaunternehmen definierten Webseite. Es ist möglich, mehrere Weblinks zu definieren. Jeder wird dem Arzt separat angezeigt. Die jeweilige Webseite wird in einem neuen Tab geöffnet.
